Suponemos que porque pasamos por la universidad y estamos en una generación que se escribe, más de lo que se habla, la comunicación lleva el mensaje que queremos, sin embargo, en mi experiencia, la comunicación escrita o una mala redacción te puede meter en más problemas que inclusive haber cometido un error técnico en el trabajo. ¿Se ha encontrado, últimamente con algún anuncio de trabajo que dice algo así como, “buen nivel de escritura”, “buena comunicación”?
Las Habilidades blandas o Soft Skills son competencias conductuales, es un término sociológico, relacionado con el cociente de inteligencia emocional, y que es el conjunto de rasgos de personalidad, habilidades sociales, comunicación, lenguaje, hábitos personales, la amistad y el optimismo que caracteriza a las relaciones con otras personas. Las Soft Skills se complementan Hard Skills o habilidades duras (parte del Cociente Intelectual de una persona), que son las exigencias profesionales de un trabajo y muchas otras actividades. A diferencia de las habilidades duras, que son alrededor de conjunto de habilidades de una persona y la capacidad para realizar un determinado tipo de tarea o actividad, las habilidades sociales se relacionan con la capacidad de una persona para interactuar efectivamente con colegas y clientes y son de aplicación general, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo.
También conocido como habilidades interpersonales, incluyen competencias como habilidades de autonomía, autoliderazgo, coherencia, integridad, capacidad de atención y de escucha, autorregulación, interés, curiosidad, autenticidad, responsabilidad personal y social, capacidad de reflexión, proactividad, pasión, motivación intrínseca, lógica divergente, humildad, aprendizaje continuo, empatía, capacidad de síntesis y de argumentación, gestión del tiempo, confianza, entre otras.
Piense en que tiene sobrepeso, es posible que se resigne a ser gordo el resto de su vida, porque sabe o cree que flaco no va a ser, ponga la excusa que quiera: genes, contextura, huesos anchos, apetito, adicción al dulce y a las grasas, no le importa su apariencia, etc. Sin embargo, muy en el fondo, si le dan la oportunidad de cambiar para mejorar, lo haría. Suponga que consigue una dieta ideal, que le permite bajar de peso y alimentarse bien, ¿lo haría? Sabe que lo puede lograr y que se va a ver bien. ¿por qué no? Pero como toda dieta o cambio de hábito, hay que hacer un esfuerzo adicional, primero debe seguir la dieta o el régimen que le toque, ponerse a prueba, medirse para ver si le hace efecto, pero si todo sale bien, la apariencia cambia, la ropa se comienza a quedar grande, la panza desaparece. Quizás, comparados con otros, usted siempre se verá más grueso, y si deja de cuidarse, volverá a su peso anterior, es decir, debe y tiene que poner de usted. Pero así usted se vea más relleno, todo el mundo notará el cambio, usted se sentirá feliz consigo mismo y los otros lo admiraran porque tuvo la osadía de cambiar para bien.
Pues, las habilidades blandas son como una dieta, se pueden mejorar.
La “Comunicación Escrita”,tiene que ver con representar bien lo que se quiere decir en papel (o papel virtual). La buena redacción respeta el tiempo y la inteligencia del lector, aprenda a escribir como si tuviera tres minutos para presentar su argumento a un grupo cuya opinión es importante para usted. La comunicación escrita es el arte de manejar la menor cantidad de palabras que sean posibles para comunicar un mensaje, en otras palabras:
- Capacidad de escribir de manera clara y concisa en diferentes contextos y estilos de comunicación
- Habilidad de comunicar mensajes que produzcan el efecto deseado
Algunos tips para mejorar esta habilidad:
- Enfóquese: Haga un plan y responda a las prenguntas: ¿Cuás es le objetivo?, ¿Qué es lo más importante?, ¿Qué necesito que sepan y recuerden?, ¿A quién va dirigido?, ¿El tono del correo?. Plantee su mensaje o propósito en una sola frase inicial o dos al principio del documento. El lector o lector debe entender inmediatamente el documento que está leyendo. El mensaje planteado debe ir en la introducción para que el lector se enganche y prosiga la lectura.
- Conectarse: Puede que un documento no tenga la misma reacción para diferentes audiencias, personalice la escritura en función de su audiencia. Por ejemplo, usted va a enviar una documentación técnica para un grupo de médicos, para una gerencia y para el área de ventas, use las palabras claves que le interesa a cada audiencia, quizás deba pasar tres comunicaciones en vez de una muy técnica, que la pueden entender sólo los médicos.
- Detalles sobran: Use los resúmenes, si tiene que presentar detalles, anéxelos en un archivo adicional, pero no lo coloque en el cuerpo del correo, porque distrae y hace perder la efectividad del mensaje. Un informe muy largo hace perder el interés.
- Densidad: Mensajes demasiados densos también hacen perder el mensaje. Haga como los periódicos, proporcione títulos y controles para el lector.
- Simplifique: Lea y relea, porque si los términos son muy técnicos, no los va a entender cualquiera, inclusive si la audiencia es técnica, simplifique, que se entienda fácil.
- Captar atención: Sus mensajes no están siendo leídos, es momento de usar gráficas, imágenes, ayúdese con medios visuales.
- Evite repetir: No sea redundante, si ya lo dijo al comienzo, no lo diga en el medio ni al final.
- Le cuesta expresar sus argumentos: Escríbalo como si lo estuviera diciendo de forma oral, luego léalo como un tercero para ver si se comprende, inclusive, pídale a un tercero que lo lea a ver si se entiende, luego modifique.
Algunas personas cometen el error de escribir de forma aburrida, a la ligera (por estar demasiados ocupados), muy largo, no se entiende lo que desean expresar, desorganizado, errores ortográficos (se ve muy mal esto) o sobre uso de idiomas extranjeros (no todos tienen el mismo nivel de inglés, por ejemplo) o no trasmiten a la audiencia deseada, es grosero, subido de tono, mal humorado, no sabe pedir un favor o comprometer.
Sobre la autora:
Cristina Rolando, MBA. Trayectoria en diferente organizaciones internacionales, lo cual le ha permitido ver que para llegar hay que dejar de pensar en uno y comenzar a pensar en el equipo de trabajo.
Adora el mundo corporativo y su interés es ayudar a que otros logren el éxito en su desarrollo profesional. Bloguera por vocación, relata su historia de tropiezos, enseñanzas, inteligencia emocional, motivación, el “sí se puede”, dentro de un mundo tan competitivo y a veces inhumano para los profesionales de hoy. Los que llegan no siempre son los más inteligente, son los que mejor manejan sus emociones y diseñan un plan para lograrlo.
