Las personas que trabajan en equipos remotos enfrentan desafíos de comunicación de manera constante. Cada vez más y más de nuestras interacciones sucedan digitalmente, continuaremos experimentando nuevas formas de mala comunicación y malentendidos. La solución radica en desarrollar un conjunto de habilidades que refleje las demandas de nuestra era impulsada por lo digital.

Las personas que trabajan en equipos remotos enfrentan estos desafíos de manera constante. Según estimaciones recientes de Gallup y la Oficina de Estadísticas Laborales, el 22% de los estadounidenses trabaja desde casa, mientras que casi el 50% está involucrado en el trabajo en equipo remoto o virtual. Este cambio continuo requiere una nueva gama de comportamientos y habilidades.

La comunicación remota puede distorsionar el ritmo normal de nuestras conversaciones. El retraso entre nuestros mensajes a menudo puede posponer u ocultar reacciones emocionales a nuestros comentarios. ¿Cuántas veces ha escrito un correo electrónico e, inmediatamente después de presionar enviar, se sintió preocupado por cómo llegaría? ¿Vería su jefe su correo electrónico nocturno y lo consideraría una intrusión en su tiempo privado? ¿Te lo diría si lo fuera? Si bien es posible que nos hayamos acostumbrado a este tipo de interacciones asincrónicas, aún pueden entrar en conflicto con nuestras reglas normales de interacción social. Sin una respuesta inmediata, podemos distraernos, cuestionarnos o incluso frustrarnos con nuestros equipos.

Para desempeñarse en los niveles más altos, los equipos remotos deben encontrar nuevas y mejores formas de operar.

Abajo algunos consejos de como lograrlo:

1. No combine comunicaciones breves y comunicaciones claras: En nuestro esfuerzo por ser eficientes, a veces usamos menos palabras para comunicarnos. Pero tal brevedad puede significar que el resto del equipo pierda tiempo tratando de interpretar sus mensajes. (Y luego los malinterpreta de todos modos). No asuma que los demás entienden sus pistas y taquigrafía. Dedique tiempo a comunicarse con la intención de ser ultra claro, sin importar el medio. De hecho, nunca se puede ser demasiado claro, pero es demasiado fácil ser menos claro de lo que debería.

2. No bombardee a su equipo con mensajes: ¿realiza un seguimiento de una tarea por correo electrónico, mensaje de texto y teléfono? ¿Sueles preguntarle a la gente si recibió su mensaje anterior? Abusar de esos puntos de acceso puede ser una forma de dominio digital, una forma de acoso implacable e incómodo. El medio que elija crea diferentes demandas en el tiempo del receptor. Usarlos todos para el mismo mensaje es ineficaz (además de molesto). Elija sabiamente su volumen digital.

3. Establezca normas de comunicación: los equipos remotos necesitan crear nuevas normas que establezcan claridad en la comunicación. Empresas como Merck han creado siglas para sus comunicaciones digitales como “Respuesta en cuatro horas (4HR)” y “No hay necesidad de responder (NNTR)” que aportan previsibilidad y certeza a las conversaciones virtuales. Los equipos individuales también pueden establecer sus propias normas, por ejemplo, usar o no usar Slack, Google Docs o grupos de Whatsapp. Y las normas también pueden existir a nivel individual, como el tiempo de respuesta preferido de las personas, el estilo de escritura y el tono. Por ejemplo, algunas personas prefieren mensajes breves y rápidos, mientras que otras prefieren respuestas largas y detalladas; las personas también difieren en su preferencia y tolerancia por el humor y la informalidad.

4. Vea las oportunidades ocultas en las comunicaciones escritas: estar detrás de una pantalla puede crear nuevas oportunidades para ciertos miembros del equipo, dejando espacio para aquellos que podrían estar menos inclinados a hablar en grupos. La comunicación basada en texto da menos importancia a las habilidades interpersonales y la apariencia física, ofreciendo una forma efectiva de compartir el poder y la toma de decisiones. Las investigaciones muestran que las personas introvertidas se inhiben menos en las interacciones en línea que en las fuera de línea. Sin embargo, debe tener cuidado con los prejuicios inconscientes virtuales, donde la puntuación, la gramática y la elección de palabras pueden revelar actitudes prejuiciosas hacia ciertos grupos.

5. Cree un espacio intencional para la celebración: los pasteles de cumpleaños de la vieja escuela siguen siendo importantes para los equipos remotos. La creación de espacios virtuales y rituales para las celebraciones y la socialización puede fortalecer las relaciones y sentar las bases para la colaboración futura. Encuentre formas de acortar la distancia de afinidad. Una empresa con la que trabajamos celebró los nuevos talentos creando un emoji personal para cada empleado que había estado allí durante seis meses. Puede encontrar su propia forma única de crear espacios de equipo para la conexión social. Cómo lo hace es menos importante que si lo hace.

Nota: Extracto tomado del artículo "How to Collaborate Effectively If Your Team Is Remote" de Erica DhawanTomas Chamorro-Premuzic, en Harvard Business Review.

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