¿Ha oído la expresión “el tiempo es dinero”? Si usted no sabe decir que no cuando le ponen actividades interminables, es desorganizado, no tiene tiempo para planificar, se impacienta, le cuestan los cierres, no sabe delegar o deja cosas pendientes para mañana, es mejor que lea este post.
El “Administrar el tiempo”, tiene que ver con hacer más en menos tiempo. Todos tenemos más cosas que hacer de lo que logramos hacer, mientras más avanza en su carrera, más responsabilidades vienen y menos tiempo para realizarlas. Nadie puede hacer todo junto, así que debe establecer prioridades y controlar bien el tiempo. Algunas características del manejo de la habilidad:
- Emplea el tiempo de manera eficaz y eficiente
- Valora el tiempo
- Coloca prioridades
- Hace más que los demás en menos tiempo
- Puede atender más actividades
Algunos tips para mejorar esta habilidad:
- Colóquese objetivos: Tenga un objetivo, un plan y una medida. Fije metas para poder establecer objetivos, y luego prioridades. Categorice los objetivos por: lo mandatorios, los que se hacen si sobra tiempo y los no cruciales.
- Coloque plazos: Haga un plan use una gráfica Pert o GANTT, puede escribir su plan de trabajo, si gusta.
- Distribuya su tiempo: Planifique su tiempo y controle su tiempo de acuerdo al plan, luego, considere el tiempo que debe emplear y valórelo en días, horas o minutos. Otorgue un valor monetario al tiempo y pregúntese si lo que tiene entre sus manos vale esta cantidad de dinero. Revise cuales son las tres cosas que hacen perder más tiempo y redúzcalas, por ejemplo, leer correos, oír mensajes en el buzón del teléfono, leer las noticias en la mañana, conversar mientras toma café, etc.
- Dedique tiempo a usted mismo: Tómese tiempo necesario para planificar y establecer prioridades que le permita tener más tiempo libre para acabar trabajos antes de la fecha fijada, esto le ayudará a bajar el estrés en las fechas de entrega.
- Delegue lo que más pueda de trabajo: Delegue cosas que otros puedan manejar, esto crea una situación beneficiosa para usted, porque la gente quiere que se le delegue y sentirse en control; por otro lado, usted se libera en tiempo para otras prioridades.
- Observe su entorno: Observe el procedimiento de otros que distribuyen mejor su trabajo y tienen más tiempo que usted. Pida la opinión de ellos para mejorar.
- No se deje llevar por sus gustos: Aunque lo que nos gusta nos sale mejor, en cosas de tiempo, a veces es mejor colocar las prioridades y salir de lo que se nos hace más complicado y difícil de primero para dejarle tiempo a lo sencillo, o lo que se nos da fácil.
- Sea sensible con el tiempo de los demás: Use bien el tiempo de los demás, utilice lo menos que pueda, vaya al grano y realice lo que vino a hacer, siempre dejando la discusión de ideas y proyectos nuevos, pero si observa que la persona no participa, no insista y déjelo.
- Practique decir que “no”: Otros le pedirán siempre hacer más de lo que puede. Una forma eficaz de ahorrar tiempo es poder decir que “no” de forma constructiva. Algunas personas indagan a ver si hay otro trabajador que pueda apoyar en el mismo tema, para ver si lo acepta o rechaza la actividad.
- Haga que los otros sean breves: Los malos administradores del tiempo no saben cuándo clausurar una conversación o retirarse, cuando llegue el momento de finalizar, siga simplemente “tengo que encargarme de otro asunto ahora y seguimos en otro momento”.
En la organización está la clave, maneje este aspecto no sólo en el trabajo, sino en el ámbito personal también.
Sobre la autora:
Cristina Rolando, MBA. Trayectoria en diferente organizaciones internacionales, lo cual le ha permitido ver que para llegar hay que dejar de pensar en uno y comenzar a pensar en el equipo de trabajo.
Adora el mundo corporativo y su interés es ayudar a que otros logren el éxito en su desarrollo profesional. Bloguera por vocación, relata su historia de tropiezos, enseñanzas, inteligencia emocional, motivación, el “sí se puede”, dentro de un mundo tan competitivo y a veces inhumano para los profesionales de hoy. Los que llegan no siempre son los más inteligente, son los que mejor manejan sus emociones y diseñan un plan para lograrlo.
